Bước ngoặt trong hệ thống đánh giá thực hiện công việc tại Cảng Hải Phòng

Xây dựng hệ thống đo lường hiệu quả công việc, phù hợp với một Cảng lớn và đồng thời cũng phù hợp với thông lệ Quốc tế trong điều hành và khai thác Cảng

Thử thách

Khi bắt đầu bất cứ một dự án tư vấn nào, chúng tôi luôn tự đặt mình vào chính vị trí thực tại của khách hàng và sẵn sàng đón nhận mọi thách thức. Khi đến với dự án tại cảng Hải Phòng lần này, một trong những cảng lớn nhất cả nước với bề dày lên đến 100 năm, thách thức trước tiên đặt ra với đội ngũ tư vấn chính là những khái niệm KPI, BSC là hoàn toàn mới mẻ đối với các lãnh đạo và nhân viên. Hệ thống tổ chức tại Cảng còn mang nặng tính bao cấp, kế hoạch, tính thị trường chưa cao.
Chúng tôi cũng nhận thấy hệ thống thu thập thông tin và đo lường ở từng khâu, từng bước trong quá trình khai thác Cảng chưa có tính đồng bộ. Bên cạnh đó, hiệu quả công việc tại Cảng cũng phụ thuộc vào nhiều bên liên quan như: Cảng vụ, thời gian phục vụ khách hàng,…).
Đặc biệt, cơ chế tiền lương, đãi ngộ còn thiếu tính thị trường vì vậy nếu ngay lập tức muốn áp dụng KPI mà không có phương pháp tiếp cận, giải thích đúng đắn rất dễ gây hoang mang và nhận phản ứng tiêu cực từ phía người lao động.

Giải pháp

Với phương châm: Cách tiếp cận đúng như kim chỉ nam đi đến kết quả đúng, trước tiên, chúng tôi đi từ việc rà soát lại toàn bộ cơ cấu tổ chức, miêu tả lại chức danh cho từng loại công việc, cho từng phòng ban, vị trí cụ thế.
Đồng thời, đội ngũ tư vấn còn hỗ trợ, tham mưu, góp ý về chiến lược dài hạn, trung hạn và đặt mục tiêu về các nguồn lực tại Cảng với mục đích đưa ra được những chiến lược, mục tiêu ngắn gọn, khả thi và đặc biệt là đảm bảo sự cân bằng trong tổ chức.
Tiếp theo, chúng tôi tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu các chỉ số chính yếu đo lường tại Cảng như: số giờ trung bình tàu chờ, số giờ bốc xếp và công suất trong ngày, số Container trên 1m2 hay số giờ một Container lưu lại tại kho bãi,…
Từ đó chúng tôi tổ chức các khóa đào tạo để ứng dụng mô hình BSC vào quản trị chất lượng, giải thích các chỉ số KPI tới các cấp lãnh đạo, trưởng phòng, nhân viên để mọi người nhận thức sâu sắc vai trò và ý nghĩa KPI của bộ phận mình đối với toàn Công ty.
Đội ngũ tư vấn phải nghiên cứu, phân tích, tính toán để đảm bảo tính khả thi cho từng KPI, KPI phải đảm bảo đo lường được trong thực tế tránh việc bao hàm quá nhiều hay không áp dụng được vào thực tiễn. Đồng thời, chúng tôi cũng thiết kế từng KPI đi kèm những định nghĩa, nội dung, cách thức tính toán và nguồn dẫn cụ thể để từ đó tạo nên kênh mục tiêu thống nhất trong toàn Công ty.
Sau cùng chúng tôi đi vào xây dựng quy định một cách hệ thống, chi tiết: Phân cấp, phân quyền toàn Công ty và có sự điều chỉnh hàng quý, hàng năm; 100% nhân viên được tập huấn, được đóng góp ý kiến, đội tư vấn luôn kịp thời lắng nghe, tiếp thu và giải đáp mọi vấn đề.

Kết quả

Như một trong những thách thức chúng tôi nhận biết từ đầu đó chính là cách tiếp nhận kết quả của các cán bộ, công nhân viên tại Cảng. Trước đó với hệ thống tiền lương và đãi ngộ chưa thực sự mang tính cạnh tranh nên khi tiến hành dự án dễ gây ra những sự không hài lòng hay bất mãn từ phía người lao động. Chính vì vậy, thành công trước nhất chúng tôi nhận thấy chính là kết quả lần này đã được toàn bộ thành viên HĐQT thông qua, đạt được sự chấp thuận của đông đảo nhân viên Công ty và được kí ban hành áp dụng ngay sau đó.
Đồng thời, trách nhiệm của từng cá nhân, phòng ban được làm rõ qua các buổi thảo luận.
Hơn nữa kết quả còn đặt ra tiền đề yêu cầu Công ty có những “bánh răng” quản lý khác (cơ chế lương, đãi ngộ, định biên nhân sự,…).

Chúng tôi có thể giúp gì cho bạn?

Liên hệ ngay với Macconsult để được giải đáp mọi vấn đề và nhận tư vấn kịp thời.

Liên hệ